Dotychczas reprezentatywność związków zawodowych była regulowana przepisami Kodeksu pracy. Jak wyjaśniono w uzasadnieniu do projektu ustawy zmieniającej ustawę o związkach zawodowych przeniesienie przepisów dotyczących reprezentatywności do ustawy o związkach zawodowych jest ściśle powiązane z rozszerzeniem koalicji związkowej.

Natomiast z rozszerzeniem prawa koalicji związkowej o nowe grupy podmiotów wiąże się zastosowanie w przepisach zdefiniowanego w ustawie o związkach zawodowych pojęcia osób wykonujących pracę zarobkową.

Przypomnijmy chodzi tu o pracownika lub osobę świadczącą pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudnia do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia, oraz ma takie prawa i interesy związane z wykonywaniem pracy, które mogą być reprezentowane i bronione przez związek zawodowy.

Ustawa o związkach zawodowych w obecnym kształcie, czyli z uwzględnieniem zmian, które weszły w życie z początkiem 2019 r. w zakresie reprezentatywności ponadzakładowej organizacji związkowej stanowi, że ponadzakładowa organizacja związkowa reprezentatywna to taka, która jest reprezentatywna w rozumieniu ustawy o Radzie Dialogu Społecznego lub zrzeszająca co najmniej 15% ogółu osób wykonujących pracę zarobkową objętych zakresem działania statutu,

nie mniej jednak niż 10 000 osób wykonujących pracę zarobkową, lub też zrzeszająca największą liczbę osób wykonujących pracę zarobkową, dla których ma być zawarty określony ponadzakładowy układ zbiorowy pracy.

Za reprezentatywną organizację związkową w rozumieniu ustawy o Radzie Dialogu Społecznego
i innych instytucjach dialogu społecznego uznaje się ogólnokrajowe związki zawodowe, ogólnokrajowe zrzeszenia (federacje) związków zawodowych i ogólnokrajowe organizacje międzyzwiązkowe (konfederacje), które spełniają łącznie następujące kryteria: zrzeszają więcej niż 300 000 członków będących osobami wykonującymi pracę zarobkową, oraz działają w podmiotach gospodarki narodowej, których podstawowy rodzaj działalności jest określony w więcej niż
w połowie sekcji Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), o której mowa w przepisach o statystyce publicznej.

W przypadku natomiast reprezentatywności zakładowej organizacji związkowej jest to zakładowa organizacja związkowa będąca jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną w rozumieniu ustawy o Radzie Dialogu Społecznego, zrzeszająca co najmniej 8% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy lub zrzeszająca co najmniej 15% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy.

Zatem żeby być reprezentatywną zakładową organizacją związkową, to w przypadku przynależności do ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną – trzeba zrzeszać co najmniej 8% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy, w pozostałych przypadkach jest to próg 15%.

Natomiast jeżeli żadna z zakładowych organizacji związkowych nie spełnia powyższych wymogów, reprezentatywną zakładową organizacją związkową jest organizacja zrzeszająca największą liczbę osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy.

Zatem jak widać, faktycznie u konkretnego pracodawcy reprezentatywność poszczególnych organizacji związkowych może się rozmaicie ukształtować. Jednakże w przypadku, gdy więcej niż jedna organizacja związkowa przynależy do ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną – to Ustawodawca przewidział rozwiązanie dla takiej sytuacji stanowiąc, że jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa reprezentatywna, wchodząca w skład tego samego zrzeszenia (federacji) związków zawodowych lub ogólnokrajowej organizacji międzyzwiązkowej (konfederacji), organizacje te wyłaniają wspólną reprezentację w sprawach dotyczących zbiorowych praw i interesów osób wykonujących pracę zarobkową. W przypadku niewyłonienia wspólnej reprezentacji, reprezentatywną zakładową organizacją związkową jest organizacja zrzeszająca największą spośród nich liczbę osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy lub organizacja spełniająca kryterium reprezentatywności, tj. zrzeszająca co najmniej 15% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy.

Omawiane powyżej przepisy weszły w życie już od 1 stycznia 2019 r. Natomiast od dnia 23 sierpnia 2019 r. trzeba pamiętać, że przy ustalaniu liczby osób wykonujących pracę zarobkową zrzeszonych w zakładowej organizacji związkowej, uwzględnia się wyłącznie osoby wykonujące pracę zarobkową należące do tej organizacji przez okres co najmniej 6 miesięcy przed przystąpieniem do rokowań lub uzgodnień.

Z kwestią reprezentatywności nierozerwalnie łączy się zagadnienie obowiązku przedstawiania pracodawcy, co 6 miesięcy – według stanu na dzień 30 czerwca i 31 grudnia – w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po tym okresie, informację o liczbie członków. Organizacja związkowa, która została utworzona w ciągu 6-miesięcznego okresu sprawozdawczego, przedstawia pracodawcy pierwszą informację o liczbie członków – według stanu na dzień złożenia informacji – w terminie 2 miesięcy od dnia utworzenia organizacji związkowej. Przedstawienie informacji w tym terminie nie wyłącza zaś obowiązku złożenia przez tę organizację informacji w zwykłym terminie.

Ponadto zarząd międzyzakładowej organizacji związkowej jest zobligowany przedstawiać pracodawcy, który zwolni osobę lub osoby wykonujące pracę zarobkową z obowiązku świadczenia pracy, od pracy zawodowej z zachowaniem prawa do wynagrodzenia lub od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, informacje o liczbie członków tej organizacji zatrudnionych u wszystkich pracodawców objętych działaniem tej organizacji oraz u każdego z tych pracodawców – w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, według stanu na ostatni dzień miesiąca.